Nevladne organizacije niso podjetja, vendar pogosto izvajajo dejavnosti, za katere prejmejo plačilo. Zato morajo poznati pravila glede izdajanja računov, davčnega potrjevanja in e-računov ter jih ustrezno upoštevati. Zakonodaja namreč določa, da morajo tudi nevladne organizacije v določenih primerih izdajati račune, predvsem kadar opravljajo pridobitno dejavnost.
V nadaljevanju pojasnjujemo, kdaj je izdaja računa obvezno, kdaj ne ter katere druge obveznosti so povezane z obračunavanjem storitev in prodajo izdelkov v nevladnih organizacijah.
Kdaj mora NVO izdati račun?
Nevladna organizacija mora izdati račun vedno, kadar za plačilo opravi storitev ali proda izdelek. To velja na primer pri:
- organizaciji plačljivih delavnic, tečajev, vadb, izobraževanj ali dogodkov,
- prodaji izdelkov na stojnicah, spletnih trgovinah ali drugih prodajnih mestih,
- oddajanju prostorov ali opreme v najem,
- izvajanju svetovalnih, strokovnih ali izobraževalnih storitev za zunanje naročnike.
V teh primerih NVO opravlja pridobitno dejavnost, zato mora kupcu izdati račun, ki vsebuje vse zakonsko predpisane elemente. Če je račun poravnan z gotovino ali drugim načinom plačila, ki zahteva davčno potrjevanje, mora biti račun tudi ustrezno davčno potrjen.
Izjeme za manjše NVO
Zakonodaja omogoča določene administrativne poenostavitve za manjše nevladne organizacije. Če so izpolnjeni vsi predpisani pogoji, računa ni treba izdati.
Pogoji za oprostitev izdajanja računov
- letni prihodki iz pridobitne dejavnosti ne presegajo 5.000 evrov,
- plačila prejemate izključno od fizičnih oseb, ki ne opravljajo dejavnosti,
- organizacijo vodijo prostovoljci, ki za svoje delo ne prejemajo plačila,
- cene storitev ali izdelkov so nižje od primerljivih tržnih cen gospodarskih subjektov.
Če so izpolnjeni vsi navedeni pogoji, izdajanje računov in davčno potrjevanje nista obvezna. Kljub temu je treba voditi ustrezne evidence prihodkov, saj se ti prihodki še vedno evidentirajo v poslovnih knjigah in letnih poročilih organizacije kot pridobitni prihodki.
Kaj mora račun vsebovati?
Račun mora vsebovati:
- naziv in naslov organizacije, ki izdaja račun
- davčno številko (z navedbo, ali je organizacija zavezanec za DDV ali ne),
- datum izdaje in datum opravljene storitve,
- zaporedno številko računa,
- natančen opis storitve ali izdelka,
- znesek,
- rok in način plačila,
- podatke o prejemniku (če gre za pravno osebo ali če je to dogovorjeno).
Če organizacija ni zavezanec za DDV, mora biti na računu navedeno:
“Organizacija ni zavezanec za DDV po 1. točki 94. člena ZDDV-1.”
Računi morajo biti zaporedno oštevilčeni in ustrezno evidentirani. To je mogoče voditi z uporabo računovodskih programov ali drugih ustreznih evidenc.
Pri nevladnih organizacijah se pogosto pojavljajo vprašanja glede pravilnega označevanja računov, DDV statusa in evidentiranja prihodkov. Strokovno računovodsko svetovanje lahko pomaga preprečiti napake in zagotovi skladnost poslovanja z zakonodajo.
Davčno potrjevanje računov
Če je račun plačan z gotovino, kartico, bonom ali drugim primerljivim načinom plačila, mora biti praviloma davčno potrjen prek sistema FURS.
To velja tudi za nevladne organizacije, ki niso zavezanke za DDV.
Davčno potrjevanje se izvaja preko ustrezne programske opreme ali sistema za izdajo računov. Za organizacije, ki izdajo manjše število računov, je lahko primerna tudi brezplačna aplikacija miniBlagajna.
V določenih primerih se lahko uporablja tudi vezana knjiga računov, pri čemer je treba podatke o izdanih računih naknadno posredovati FURS.
Izdajanje e-računov prek UJP
Posebna pravila veljajo za poslovanje s proračunskimi uporabniki, kot so občine, šole, ministrstva, javni zavodi in druge javne institucije.
Če nevladna organizacija opravi storitev ali dobavi blago proračunskemu uporabniku, mora izdati e-račun prek sistema UJP.
Obveznost velja ne glede na višino računa ali DDV status organizacije. Za pripravo in oddajo e-računov je priporočljivo uporabljati programsko opremo, ki podpira zahtevane standarde elektronskega poslovanja.
Zaključek
Pravilno izdajanje računov je pomemben del zakonitega in transparentnega poslovanja nevladnih organizacij. Čeprav zakon za manjše organizacije predvideva določene izjeme, je treba tudi v teh primerih zagotoviti ustrezno evidentiranje prihodkov in spremljanje zakonskih obveznosti.
Nevladne organizacije se pogosto srečujejo z vprašanji glede pridobitne dejavnosti, DDV statusa, davčnega potrjevanja računov, e-računov in računovodskega evidentiranja prihodkov. Strokovna računovodska podpora lahko bistveno zmanjša administrativna tveganja ter organizacijam omogoči, da se osredotočijo na svoje poslanstvo.
Potrebujete pomoč pri računovodstvu vaše nevladne organizacije? Na portalu Računovodstvo NVO nudimo specializirano računovodsko podporo, prilagojeno društvom, zavodom in drugim nevladnim organizacijam. Kontaktirajte nas za posvet ali pripravo ponudbe.
Dodaj odgovor