Zaključek poslovnega leta: Na kaj morate biti pozorni pri oddaji dokumentacije računovodstvu

Se tudi vi sprašujete: kaj vse potrebujem za zaključek poslovnega?
Konec leta je čas, ko vsaka nevladna organizacija preda dokumentacijo računovodstvu za zaključek poslovnega leta. A preden to storite, preverite, ali je res vse pripravljeno pravilno. Večina težav in zamud ne nastane zaradi računovodstva – nastane zato, ker dokumentacija ni popolna ali ni pravilno pripravljena.
Spodaj si preberite katero dokumentacijo potrebujete predati računovodstvu ob zaključku poslovnega leta, ne glede na to ali delujete kot zavod ali društvo.

1. Ali imate VSE račune?

• Ali imate vse prejete račune za leto 2025?
• Ali imate vse izdane račune?
• Ali so računi pravilno datirani (znotraj obdobja projekta)?

Pogosta napaka: Manjkajoči računi se pokažejo šele pri zaključku, ko je prepozno.
Kaj storiti: Preglejte bančne izpiske in preverite, ali imate račun za vsako plačilo.

---

2. Ali so računi pravilno označeni?

• Ali je na računih jasno, za kateri projekt ali dejavnost se gre?
• Ali imate ločene račune za pridobitno in nepridobitno dejavnost?

Pogosta napaka: Računi brez oznake projekta pomeni, da računovodstvo ne ve, kam jih knjižiti.
Kaj storiti: Označite račune s številko projekta ali kratkim opisom (npr. “Projekt Mladi 2025”).

---

3. Ali imate pogodbe in anekse?

• Ali imate vse pogodbe o sofinanciranju?
• Ali imate vse anekse (spremembe pogodb)?
• Ali imate pogodbe z zunanjimi sodelavci?

Pogosta napaka: Aneksi, ki spremenijo pogoje ali rok, niso bili posredovani računovodstvu.

---

4. Ali imate sklepe organov?

• Ali imate sklepe za izplačila nagrad?
• Ali imate sklepe za povračila stroškov?
• Ali imate sklepe o pokrivanju primanjkljaja ali razporeditvi presežka?

Pogosta napaka: Izplačila brez sklepa niso zakonita.
Kaj storiti: Če kakšen sklep manjka, ga pripravite in potrdite še pred oddajo dokumentacije.

---

5. Ali so bančni izpiski popolni?

• Ali imate izpiske vseh računov za celotno leto?
• Ali se izpiski ujemajo z računi?

Pogosta napaka: Manjkajoči izpiski za december ali za račune, ki se redkeje uporabljajo.
Kaj storiti: Natisnite ali shranite izpiske takoj, ne čakajte do zadnjega trenutka.

---

6. Ali so projektni podatki jasni?

• Ali imate evidenco delovnega časa (kdo je delal na katerem projektu)?
• Ali imate projektne obračune in vmesna poročila?
• Ali veste, koliko sredstev je še neporabljenih?

Pogosta napaka: Stroški niso razmejeni po projektih in tako nastane pri poročanju zmeda.
Kaj storiti: Pripravite preglednico s stroški po projektih še preden predložite dokumentacijo.

---

7. Ali imate popis sredstev?

• Ali imate popis osnovnih sredstev (računalniki, oprema)?
• Ali ste evidentirali nova nabavljena sredstva v letu 2025?
• Ali je kaj izločenega ali odprodanega?

Pogosta napaka: Nova oprema ni evidentirana ali stara ni izločena.
Kaj storiti: Naredite kratek pregled inventarja in ga predložite računovodstvu.

---

8. Ali poznate stanje obveznosti in terjatev?

• Ali imate kakšne neplačane račune?
• Ali vam kdo še dolguje?
• Ali veste, katere obveznosti se prenašajo v naslednje leto?

Pogosta napaka: Neplačani računi iz decembra, ki jih pri zaključku leta spregledamo.
Kaj storiti: Pripravite seznam odprtih obveznosti in terjatev.

---

Zaključek poslovnega leta: Kaj morate dostaviti računovodstvu?

---

Potrebujete podporo?

Računovodstvo za NVO je specializirano računovodstvo za nevladne organizacije. Razumemo specifike društev, zavodov in projektnega dela.

Če se vam zdi, da vam primanjkuje preglednosti, če niste prepričani, ali je vse pravilno pripravljeno, ali če preprosto potrebujete nekoga, ki vas pravočasno opozori na tveganja – smo tu za vas.

Kontaktirajte nas! Radi vam pomagamo pri zaključku poslovnega leta in skrbimo, da so stvari urejene tako, kot morajo biti.

---

Zapomnite si: Pravočasna priprava dokumentacije ni izguba časa – je naložba v to, da boste mirno spali, ko pride nadzor ali vprašanje financerja.